«Автоматизация» — это слово пугает рядовых сотрудников, а руководителей заставляет погрузиться в сладкие грезы о море, пальмах и мире, где всю рутинную работу выполняют программы и алгоритмы.
В этой статье мы обсудим, с чего начать автоматизацию, если в вашей компании на рутинные процессы тратится куча времени, а работа чем-то напоминает хаос и картины художников-авангардистов.
В этой статье мы обсудим, с чего начать автоматизацию, если в вашей компании на рутинные процессы тратится куча времени, а работа чем-то напоминает хаос и картины художников-авангардистов.
Что такое автоматизация бизнес-процессов
Начнем с терминологии. Автоматизация — это процесс, при котором часть операций вместо сотрудника начинает выполнять программа. Цель — ускорить процессы, освободить сотрудников от рутины и направить ресурсы на развитие бизнеса.
Задачи автоматизации бизнеса
- Экономия времени. Например, клиенты могут самостоятельно оформить заказ на B2B-портале без обращения к менеджеру. B2B-портал обменивается данными с 1С, поэтому на сайте всегда указана точная информация по ценам и остаткам на складе. Вместо того, чтобы принимать заказы по телефону, менеджеры заняты привлечением новых клиентов.
- Повышение качества продукции и обслуживания клиентов. Все процессы приводятся к единому стандарту, поэтому сотрудники совершают меньше ошибок. Они не теряют клиентов, потому что в программе легко отслеживать все этапы сделки. Руководитель может следить за работой подчиненных и премировать сотрудников, опираясь на конкретные показатели.
- Возможность быстро адаптироваться к изменениям на рынке. На руках у руководителя всегда будут точные показатели, поэтому он сможет принимать решения быстро и эффективно.
- Оптимизация затрат. Программа рассчитает точную себестоимость продукции, оптимизирует расход материалов на производство и т.д. А сотрудники смогут выполнять большее количество задач без расширения штата или увеличения нагрузки.
Какие процессы можно автоматизировать
Легче всего автоматизировать типовые процессы, например, прием заказов, документооборот, бухгалтерский и складской учет, маркетинг и т.д.
Мы рекомендуем не пытаться охватить сразу всю компанию, а двигаться постепенно. Автоматизировать все сразу очень дорого, а вложенные деньги могут не окупиться. Самостоятельно определить первоочередные задачи сложно, поэтому мы предлагаем посоветоваться с нашими аналитиками на бесплатной консультации.
Аналитик оценит все бизнес-процессы в вашей компании и подскажет, как их можно улучшить и автоматизировать. Вместе с аналитиком вы разберетесь, как превратить компанию в слаженную систему и получите отчет с подробными рекомендациями.
Важно помнить, что не все процессы можно автоматизировать. Давайте рассмотрим, когда лучше отложить этот вопрос на потом:
В этих случаях стоит сначала обратиться к аналитикам, которые упорядочат бизнес-процессы и наведут в компании порядок.
- Бизнес только запускается и нет понимания, как должна быть организована работа;
- Бизнес-процессы не налажены и часто меняются;
- Прибыль, потенциально полученная от автоматизации, ниже, чем расходы на внедрение и разработку ПО.
В этих случаях стоит сначала обратиться к аналитикам, которые упорядочат бизнес-процессы и наведут в компании порядок.
Пошаговый алгоритм автоматизации бизнеса
Почти все компании, занимающиеся автоматизацией, работают по единому алгоритму. Главное, на что нужно смотреть, чтобы в работе участвовали аналитики, и было проведено предварительное обследование бизнес-процессов компании.
Купить лицензию и установить программу может вчерашний школьник, но задачи аналитиков несколько шире:
Купить лицензию и установить программу может вчерашний школьник, но задачи аналитиков несколько шире:
- пообщаться с сотрудниками, разобраться в вашем бизнесе и понять, какая именно программа подойдет лучше всего;
- описать бизнес-процессы и определить, какие участки будет охватывать программа, как будут выполняться операции и как новое ПО будет обмениваться информацией с остальной системой;
- составить документ, который будет понятен и заказчику, и разработчикам;
- выполнять авторский надзор за разработкой, чтобы в итоге все было сделано по проекту.
По такому алгоритму работаем мы:
- Консультация с аналитиком. На этом этапе наши аналитики созваниваются с клиентом и обсуждают цели и задачи автоматизации, как будет проходить работа, как все устроено в других компаниях и т.д.
- Предварительное обследование. Включает в себя интервью с собственником и ключевыми сотрудниками компании (обычно это руководители отделов или самые компетентные кадры). На этом этапе важно привлечь всех людей, чью работу затронет автоматизация, чтобы учесть их мнение. Некоторые сотрудники думают, что программа внедряется, чтобы их заменить или лишить свободы. Чтобы не было саботажа, нужно объяснить, в чем конкретно улучшится работа каждого человека в компании.
- Затем аналитики готовят отчет об обследовании с подробным описанием бизнес-процессов и того, как будет работать внедряемая программа. Этот отчет также является тех.заданием на внедрение, с которым можно пойти к любым программистам, либо продолжить работу с нашими партнерами.
- Разработка. Специалисты вносят все необходимые доработки по проекту, налаживают систему и тестируют ее на задачах, которые будут выполнять сотрудники.
- Обучение персонала. На этом этапе важно обучить всех сотрудников, которым предстоит работать в новой программе, предоставить понятные инструкции, провести итоговое тестирование и т.д.
- Поддержка. Вопросы могут возникнуть уже после того, как сотрудники поработают с системой на практике. В этом случае мы оказываем поддержку и будем помогать освоиться.
Всем читателям этой статьи мы предлагаем записаться на бесплатную консультацию с нашим аналитиком, чтобы задать вопросы и обсудить, как можно автоматизировать ваш бизнес. Кликайте на кнопку «Консультация» в меню, и наш специалист вам перезвонит.