Планы в 1С не сходятся с фактом? Дело не в планировщике

Рассказываем, как качество данных в системе влияет на соответствие плана и факта

У вас есть 1С, а плановые цифры всё равно расходится с реальностью? Складывается впечатление, что это сам планировщик слабый - надо его настроить, докупить модуль или искать систему поумнее. Но расхождение плана с фактом - это часто не про программу и её настройку, а про то, что подаётся ей на вход.

Речь пойдёт про данные, которыми оперирует 1С, и про то, как так выходит, что качественное планирование начинается далеко за пределами этого модуля.

Сначала фундамент, потом - механика

Когда к нам приходят за настройкой системы, мы первым делом смотрим, как компания создаёт фундамент для её прозрачной и корректной работы. И это вопросы не столько технического характера, сколько организационного - как выстроено взаимодействие сотрудников с системой:

все ли работают в единой системе, или половина процессов живёт в Excel и переписке;
всё ли попадает в систему, или выборочно — не теряются ли данные по дороге между участками;
можно ли этим данным доверять: остатки сходятся со складом, себестоимость считается верно, справочники не задвоены.

Мусор на входе - мусор на выходе

Это то, что лежит «под ногами» системы планирования. Поэтому навести порядок в данных, разметить, кто за что отвечает, закрыть дыры в передаче информации между отделами - первостепенная задача.

Если внизу шатко, то любая, даже самая умная система планирования будет выдавать план, не имеющий ничего общего с реальностью.

Навести порядок в данных

Когда мы говорим про качественные данные, мы затрагиваем работу всех отделов и функций без исключения.

Если план продаж неточный, остатки в системе неактуальны, нормативы устарели, а закупки живут отдельно от производства — всё это отразится на конечных цифрах.

Затронем не всё, а самую весомую часть — план продаж. Производству, чтобы понять, что и сколько выпускать, нужно знать, сколько у него купят. Закупкам — чтобы вовремя привезти сырьё. Всё пляшет от одной цифры: ожидаемой потребности.

План продаж — это ориентир под потребность клиента

По сути, план продаж - это попытка заранее понять, что и в каком объёме понадобится клиентам, и подстроить под это работу всего предприятия. Чем точнее вы «угадали» потребность, тем спокойнее идёт всё остальное. Чем грубее — тем больше вылезает на выходе:

Пересортица, списания

Произвели или закупили не то
Деньги в неликвиде

Не продаем столько, сколько планируем
Сбитые приоритеты

Делаем не то, что нужно срочно
Переплата за сырье

Покупаем сырье в последний момент и переплачиваем

Хочу получать реалистичный план

Точную потребность не вывести одной формулой

Как бы ни хотелось, универсального «сглаживающего коэффициента», который выправит прогноз, не существует. Потому что то, как складывается спрос, сильно зависит от того, как именно вы продаёте. Напрямую конечному потребителю — одна история. Через партнёров и каналы сбыта — совсем другая. Маркетплейсы — третья. У каждого канала своя логика и свои перекосы, и свести их к одной волшебной поправке не выйдет.

Почему план продаж так расходится с фактом

Вот здесь мы и уходим из чистой техники в управление. Прежде чем связывать продажи с производством, надо понять, почему сам план продаж так сильно мимо. Причины могут крыться в следующем.

Лучше всех знает, что купит клиент, тот, кто этого клиента ведёт. Значит, менеджер должен общаться с клиентом так, чтобы вытаскивать его реальную предполагаемую потребность - с опорой на историю покупок, на акции, на то, чем клиент сам мотивирован закупать. И по каждому клиенту эта потребность должна собираться в общий план, а не появляться «на глаз» в конце месяца.
Когда вы работаете через каналы сбыта и партнёров, вопрос ещё острее. Знаете ли вы, как они вообще считают свой план? Есть ли уверенность, что он достоверный? И главное, есть ли у них мотивация давать вам точные цифры? Часто план партнёра - это формальность, которую потом никто не сверяет.

Показательный случай. Мы работали на стороне поставщика - Кока-Колы, - а крупная сеть-заказчик уверяла, что возьмёт один объём. Хотя её реальную потребность мы видели точнее, чем она сама. Расхождение убрали не хитрые алгоритмы, а регулярные встречи по синхронизации. Чисто управленческий шаг.
И та же тема мотивации работает в обратную сторону. Есть ли у партнёра резон выбирать ровно столько, сколько он пообещал? Там, где это выстроено, прогноз перестаёт быть отпиской.

У Спортмастера, например, дилеры ведут планы сами, и точность их выполнения влияет на рейтинг и условия - поэтому планировать аккуратно дилеру просто выгодно.

Это не значит, что надо погружаться в каждый такой нюанс

Важно увидеть другое: добрая часть точности плана продаж лежит не в программе, а в договорённостях между людьми.

Продажи - самый заметный случай, но не единственный

Продажи мы разобрали подробно, потому что это самое наглядное место, где план разъезжается с фактом. Но планирование питается не только ими. Оно опирается ещё и на закупки, и на склад, на логистику и доставку, и сбой в любом из этих узлов так же тихо роняет итоговый план.

Поэтому, если на выходе он не бьётся с фактом, искать один виноватый модуль бессмысленно. Проверять нужно всю систему - где именно по цепочке теряется достоверность.

Что мы смотрим в первую очередь

Чтобы понять, как у конкретной компании происходит планирование, мы разбираем несколько вещей:

как продажи собирают и уточняют спрос;
как производство понимает, что и когда выпускать;
как закупки обеспечивают сырьё и материалы;
как склад отражает реальные остатки;
как руководитель принимает решения, когда не хватает денег, мощностей или времени;
и кто вообще отвечает за цифры, которые попадают в план.

Ответы на эти вопросы покажут, где у вас слом и каким должно быть решение - а оно у каждого своё.

За обзором системы!

С чего начать

Готовой системы планирования, которую достаточно установить и включить, не существует. Рабочее планирование всегда собирается под конкретную компанию из набора решений, и далеко не только технических.

Кому-то надо настроить 1С, кому-то сперва навести порядок в данных, а кому-то поменять правила между отделами или мотивацию тех, кто подаёт цифры.

Этот набор у каждого свой - он и отражает вашу реальность

Мы выстраиваем достоверное планирование именно так: комплексно и от вашей конкретной ситуации.

Начать предлагаем с созвона с архитектором систем Андреем Павловым, основателем компании Rigor-Group - 18 лет на рынке, 500+ клиентов.

Познакомимся, разберём, как у вас устроено планирование сейчас. По итогам подготовим документ с описанием вашей ситуации и конкретными решениями, которые могут вам помочь.

Андрей Павлов

Основатель IT-компании Rigor-Group
Архитектор IT-систем

На первой 45-минутной встрече мы разберем вашу ситуацию с планированием и расскажем, на каком участке ваша система дает сбой

Начните с короткой встречи с нашим архитектором

Мы напишем вам в мессенджер для согласования удобного времени встречи

Контакты

Телефон менеджера: 8 (495) 225-57-79
rg2@rigor-group.ru
rigor-group.ru

Офис

Москва, ул. Бауманская, 6с2, офис 802, БЦ «Виктория Плаза» Работаем по всей России

Политика конфиденциальности